Comme pour tout évènement, la réussite d’un séminaire d’entreprise repose sur une bonne organisation. L’opération implique un bon choix de la salle qui doit être précédé par un ensemble d’étapes essentielles. Suivez ce guide qui vous indique les étapes indispensables pour la réussite de votre séminaire d’entreprise.
Les objectifs et le budget
Le premier élément à définir pour l’organisation de votre séminaire d’entreprise est l’objectif visé. Pour cela, posez-vous les bonnes questions. Quels sont les thèmes qui seront abordés et dans quel but ? C’est l’occasion de regrouper les salariés et collaborateurs de l’entreprise pour effectuer une mise au point sur la dynamique sur laquelle évolue la société, de réaliser un compte-rendu sur les objectifs fixés et de définir de nouvelles perspectives. Les participants du séminaire seront ainsi déterminés en fonction des objectifs.
Passez ensuite au calcul du budget qui sera nécessaire pour couvrir l’ensemble des charges relatives à l’organisation. De ce fait, effectuez une comparaison des tarifs proposés par les différents prestataires que vous aurez à solliciter pour la location de la salle, les services de restauration, etc. Généralement, le budget doit être divisé entre trois parties : une partie pour la location des locaux, une partie pour l’installation des équipements et le dernier tiers pour le reste. Vous pouvez cependant opter pour des salles déjà équipées pour ne pas avoir recours à des techniciens pour l'installation du matériel. Pour vos séminaires dans les régions bretonnes, privilégiez l'organisation de votre séminaire à Dinard qui reste un lieu idéal pour les événements d’entreprise.
Les faire-part et le choix du lieu
L’envoi des invitations devra être effectué quelques semaines avant la date du séminaire pour vous rassurer que tous les invités ont reçu leur faire-part. Pour cela, effectuez une liste des participants puis envoyez les invitations par mail via un réseau web. Il faudra effectuer une relance en guise de rappel à quelques jours du séminaire. Le choix de la date est donc essentiel, puisque tous les convives devront être disponibles pour participer à l’événement.
L’un des critères déterminant pour la réussite du séminaire est évidemment le lieu de réception. Dans la mesure où l’entreprise ne dispose pas d’une salle convenable pour accueillir l’évènement, vous devez trouver un autre lieu pour l’organisation de votre séminaire d’entreprise. La salle choisie dépendra cependant du type séminaire. S’agit-il d’un séminaire de direction, d’intégration, de lancement de produit ou incentive ? Il existe des salles spécifiques pour chaque catégorie.
