Les questions à se poser avant la location d’une salle de séminaire

A partir du moment où vous désirez organiser des réunions et événements, chaque détail compte : un lieu idéalement situé, les configurations de salle possibles, l’accueil des participants ou encore le matériel mis à disposition.

Préparer un team-building ou un brainstorming, nécessite de maîtriser tous ces aspects afin que chacun puisse être dans un cadre idéal pour le travail et pour donner le meilleur de lui-même ! Voici les questions à se poser avant de louer une salle pour les événements d’entreprise.

Le nombre de personnes qui participera aux réunions de travail

location d’une salle de séminaire

C’est la première question qui doit vous venir en tête. Cette information est importante avant de louer une salle de réunion. Vous devez donc penser au nombre de participants, à leur qualité, à leur situation géographique ainsi qu’à leur mobilité.

Le nombre de personnes influera sur la superficie de la salle de formation et sur son aspect modulable ou non. Aussi, cela vous permettra de savoir si vous devez recourir à des services supplémentaires comme :

  • Un accueil nominatif et une salle d’attente spéciale ;
  • La remise de documents personnalisés pour les séminaires ;
  • Des rafraîchissements, des petits fours, des cocktails ou des viennoiseries.

Il est à votre charge de vérifier que la salle de séminaire choisie est bien en capacité de vous fournir ces prestations.

L’emplacement de la salle de conférence

La situation géographique des participants a une grande incidence sur la location de salle, surtout s’ils sont situés aux quatre coins de la France. Si vous devez choisir entre deux emplacements, choisissez un lieu atypique et agréable, avec un cadre verdoyant comme https://www.chateau-de-saint-priest.com. Vous mettrez les participants dans de bonnes dispositions.

La mobilité doit aussi être au centre de vos préoccupations lorsque vous allez rechercher vos espaces de travail : les salles de réunions sont-elles accessibles en chaise roulante ? Y-a-t-il un parking privé ? Les transports en commun sont-ils à proximité ?

location d’une salle de séminaire

La question du matériel pour la réussite de vos événements professionnels

Le choix des matériels et des équipements ne doit pas être pris à la légère. Il n’est pas rare de voir des présentations de produits ou des séminaires commençant avec 15 minutes de retard parce que le vidéoprojecteur ne marche pas ou que le câble n’a pas la bonne longueur.

Il est donc important de savoir anticiper et de choisir une salle équipée : tableau blanc, micros, écran de projection, internet haut-débit, paper-board, sonorisation… Vous devez demander au centre de conférence s’il a tout de ce dont vous avez besoin.

Si tel n’est pas le cas, il existe des entreprises pouvant vous offrir la location de ces divers types d’équipements.

Le type de réunion

Lors du choix de votre grande salle de coworking, vous devez avoir en tête l’objet de la réunion et sa durée :

  • Assemblées générales ;
  • Formation en visioconférence ;
  • Réunion à portée commerciale ;
  • Première prise de contact ;
  • Journée de team-building avec activité incentive ;
  • Séances de coaching.

Le centre d’affaires disposera normalement de la salle la mieux adaptée pour recevoir les participants.

La pause goûter de 11h

Enfin, la durée de la journée d’étude ou du séminaire est le dernier paramètre à prendre en considération. Durera-t-il une demi-journée, quelques heures, ou plusieurs jours ?

Dans tous les cas, si vous commencez le matin, veuillez toujours à prévoir un petit-déjeuner ou des viennoiseries. Vous pouvez aussi privilégier la livraison de plateaux-repas dans vos espaces de réunion. Cela permettra d’offrir aux participants un maximum de confort. Si ces services ne sont pas disponibles sur place, des traiteurs seront toujours à disposition pour que vous puissiez passer une commande.

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