Dans n’importe quel projet, la discipline et l’organisation sont les maîtres-mots pour sa réussite. En effet, quand on connaît directement tous les rôles que chacun doit avoir, il est plus facile de donner des directives. Cela aide également les différents responsables à définir les différentes ressources humaines dont ils auront besoin tout au long du projet. Dans cet article, nous allons voir comment fonctionne une équipe de gestion et comment la constituer.
L’utilité d’une équipe de gestion
On peut avoir toutes les compétences et toutes les expériences du monde réunies, il sera toujours difficile, voire impossible, de mener à bien un projet seul. Cette affirmation est encore plus véridique s’il s’agit d’un projet de grande envergure.
Pour mettre toutes les chances de votre côté, il vaut mieux avoir une équipe de gestion. En combinant leurs compétences diverses, chaque membre de l’équipe pourra se concentrer sur son propre domaine d’expertise. Cela permettra ainsi à votre d’activité de se développer plus rapidement.
Le volet administratif et financier
Quand on veut créer une activité, elle se doit de répondre à un besoin bien précis. Mais elle est également limitée, soit par son capital de départ, soit par le budget qui lui est alloué. Dans votre équipe, on doit alors trouver des personnes capables de gérer les ressources financières allouées à votre projet.
La première chose à faire est de nommer un directeur administratif et financier. Cela pour maintenir la solvabilité de l’entreprise ou du projet, mais aussi pour anticiper les besoins en financements. Étant le principal relais du dirigeant, il se charge du développement de certains outils d’aide aux décisions. Et il se doit d’avoir une excellente maîtrise des risques légaux et financiers.
Le directeur administratif met en place une équipe pour la gestion administrative. À savoir le respect des procédures en bonne et due forme ou encore la mesure d’indicateurs clés du développement de l’entreprise ou de l’avancée du projet.
Au niveau financier, il doit gérer les relations bancaires et la trésorerie. Mais il doit aussi élaborer les différents budgets et établir les documents comptables pour assurer la fiabilité des comptes.
Le recrutement de son staff peut se faire en lançant une offre d’emploi sur les canaux classiques. On peut également faire les « chasseurs de têtes » et chercher de bons profils sur le net. Actuellement, il est tout à fait possible de choisir son expert-comptable en ligne. En effet, de nombreux sites proposent d’excellents profils qui peuvent cadrer avec votre projet.
Le volet communication
Quel que soit votre secteur d’activité, il aura toujours besoin d’un minimum de visibilité. Il est alors indispensable de nommer un responsable de la communication. Celui-ci aura pour but de présenter les activités au public cible afin d’augmenter la clientèle s’il s’agit d’une activité commerciale.
Si vous êtes dans le domaine social ou humanitaire, vous devez augmenter la visibilité. Cela pour sensibiliser les influenceurs et les donateurs à participer et à s’associer à la cause. Il va également définir s’il peut gérer seul ou s’il a besoin de ressources humaines supplémentaires pour l’assister.
Mais la communication ne se consacre pas uniquement au public extérieur. Il est aussi essentiel qu’il y ait une bonne communication au sein de l’équipe.
Le partage d’informations est indispensable pour identifier les points forts et les points faibles de l’équipe afin de s’améliorer. Une bonne communication vous permet d’assurer l’autonomie de votre équipe en les laissant discuter entre eux et travailler leur cohésion.
Le responsable va définir les canaux de communication les plus pratiques. Il peut s’agir de réunions ponctuelles, de correspondances par e-mail ou même de rendez-vous informels comme la pause-cigarette ou le déjeuner. Vous pouvez également organiser un team building.
Quand les membres de l’équipe entretiennent de bonnes relations, ils contribuent grandement au succès du travail. À l’inverse, si cette partie est négligée, on verra un manque de motivation de leur part. Ce qui peut nuire à l’image du projet ou de l’entreprise aux yeux du public.
